Lohn- und Gehaltsbuchhaltung

Wir fühlen uns für ca. 2.000 Lohn- und Gehaltsabrechnungen verantwortlich!

Es gibt für alles Experten und wir sind die Experten im Bereich Lohn- und Gehaltsbuchhaltung. Neben der Abwicklung einzelvertraglicher Regelungen sind wir auf den wohnungswirtschaftlichen Tarifvertrag und den Tarifvertrag im öffentlichen Dienst (TVöD) spezialisiert. Wir rechnen jede Art der betrieblichen Altersversorgung für unsere Mandanten ab. Auch mit der BVK-Zusatzversorgung der Bayerischen Versorgungskammer kennen wir uns bestens aus. 

Die Digitalisierung ermöglicht Informationen und große Datenmengen einfacher, schneller und sicherer zwischen Absender und Empfänger auszutauschen.

Wir arbeiten mit DATEV, dem drittgrößten Softwareanbieter für Business-Software in Deutschland. Wir gewährleisten ein hochwertiges Datenschutzkonzept mit verschlüsseltem Datenaustausch.

Seit dem 01.01.2025 gilt der neue Mindestlohn, was in vielen Betrieben zu Anpassungen in den Abrechnungssystemen geführt hat. Parallel setzen die ersten Wohnungsunternehmen die DATEV Digitale Personalakte produktiv ein – damit entfällt die Papierakte, Unterlagen stehen ortsunabhängig und sicher zur Verfügung. Bis Ende 2025 soll zusätzlich ein digitaler Personalfragebogen eingeführt werden, um Stammdaten vollständig elektronisch zu erfassen.

Auch der Einsatz von Künstlicher Intelligenz ist längst keine Zukunftsmusik mehr: Erste Tools prüfen Stammdaten, lesen Krankmeldungen automatisch aus oder überwachen Fristen. Sogar die monatlichen Mandanten-Personalbriefe werden inzwischen teilautomatisiert mit Hilfe von KI-Tools wie Gamma erstellt.

Viele Unternehmen nutzen bereits HR-Softwarelösungen mit DATEV-Schnittstelle, die einen reibungslosen Datenaustausch mit DATEV LODAS ermöglichen und den Aufwand in der Lohnbuchhaltung erheblich reduzieren.

Die Digitale Personalakte ersetzt die klassische Papierakte und ermöglicht es, alle Unterlagen zentral digital abzulegen und jederzeit darauf zuzugreifen. Sie sorgt für Transparenz, reduziert Rückfragen und schafft eine sichere, revisionssichere Ablage nach den Vorgaben der DSGVO. Durch die enge Anbindung an DATEV lassen sich Dokumente direkt aus den Programmen übernehmen, was den Aufwand deutlich verringert. Besonders für kleine und mittlere Unternehmen ohne eigene Personalabteilung ist sie eine effiziente Lösung, die die Zusammenarbeit erheblich vereinfacht. Ein wesentlicher Vorteil besteht darin, dass sowohl die Kanzlei als auch der Mandant Zugriff auf die Inhalte haben. Dadurch können Dokumente schnell bereitgestellt, geprüft und gemeinsam bearbeitet werden, ohne dass Unterlagen mehrfach ausgetauscht werden müssen.

Die steuerliche Behandlung von Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte ist im Zuge des zunehmenden Homeoffice-Einsatzes neu in den Fokus gerückt. Bei der Nutzung eines Firmenwagens kann die Einzelbewertung der tatsächlich durchgeführten Fahrten zu einem deutlich geringeren geldwerten Vorteil führen als die bisherige Pauschalregelung. Dadurch lassen sich steuerliche Belastungen reduzieren, wenn Mitarbeitende nur noch wenige Tage im Monat im Büro präsent sind..

Unternehmen setzen Automatisierung zunehmend in der täglichen Praxis ein. So werden Krankmeldungen oder Stundenzettel automatisch ausgelesen, Abweichungen bei Arbeitszeiten oder Zuschlägen direkt markiert und Fristen zuverlässig überwacht. Durch diese intelligenten Systeme sinkt die Fehlerquote, und Prozesse werden beschleunigt. Darüber hinaus ermöglichen KI-gestützte Prozessanalysen, Engpässe in den Abläufen frühzeitig zu erkennen und Verbesserungspotenziale sichtbar zu machen. Das führt langfristig zu einer nachhaltigen Effizienzsteigerung in der Lohnbuchhaltung.- Plausibilitätsprüfungen von Arbeitszeiten, Zuschlägen und Meldungen.

Die Einführung digitaler Systeme mit Datev ist mit überschaubaren Kosten verbunden. Für die Nutzung von DATEV Unternehmen online fallen derzeit monatlich zwölf Euro netto an, hinzu kommen Speichergebühren von vierzig Cent netto pro Mitarbeiter und Monat. Für die erstmalige Einrichtung der Datev digitalen Personalakte wird in der Regel ein geringer Zeitaufwand von zwei bis drei Stunden benötigt. Darüber hinaus erhebt die VdW Bayern Tax eine monatliche Betreuungspauschale, die im Jahr 2025 bei einem Euro netto pro Mitarbeiter liegt und in den Folgejahren leicht ansteigt. Diese Kosten sind im Verhältnis zu den Vorteilen, wie Zeitersparnis, Sicherheit und effizienter Zusammenarbeit, für viele Unternehmen gut kalkulierbar.

Ein zusätzlicher Vorteil für Mandanten ist, dass die VdW Bayern Tax den Service DATEV Arbeitnehmer online derzeit kostenlos zur Verfügung stellt. Mit diesem Portal können Mitarbeiter ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen sowie weitere Dokumente sicher und jederzeit online abrufen. Damit entfällt der Papierausdruck, und gleichzeitig werden Datenschutz und Komfort deutlich verbessert.

Fazit:

Die Lohnbuchhaltung 2025 ist geprägt von Digitalisierung, Automatisierung und neuen regulatorischen Anforderungen. Wer diese Themen frühzeitig angeht, verschafft sich klare Vorteile: weniger Aufwand, mehr Rechtssicherheit und eine moderne, zukunftsfähige Betreuung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Dabei stellt sich längst nicht mehr die Frage, ob man die Digitalisierung voranbringen sollte, sondern nur noch wann. Unternehmen, die jetzt handeln, sichern sich Wettbewerbsvorteile und gestalten ihre Prozesse nachhaltig effizienter.