Die digitale Personalakte – ab 2027 Pflicht, schon heute ein Gewinn

Ob Personalabteilung, Geschäftsführung oder IT: Die Art, wie Unternehmen ihre Mitarbeiterunterlagen verwalten, verändert sich grundlegend. Zum 1. Januar 2027 wird die elektronische Führung der Entgeltunterlagen für alle Arbeitgeber verpflichtend – und damit rückt ein Thema in den Mittelpunkt, das weit über die Personalabteilung hinaus Wirkung entfaltet: die digitale Personalakte.

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Bislang konnten sich Arbeitgeber beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung auf Antrag von der elektronischen Führung ihrer Entgeltunterlagen befreien lassen. Diese Ausnahme läuft zum 31. Dezember 2026 ersatzlos aus. Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber – unabhängig von Branche, Rechtsform und Unternehmensgröße – ihre Entgeltunterlagen nach § 8 BVV sowie die Angaben zur Beitragsabrechnung nach § 9 BVV durchgehend elektronisch und maschinell auswertbar führen und aufbewahren. Nur so lässt sich die elektronisch unterstützte Betriebsprüfung (euBP) der Rentenversicherung reibungslos durchführen.

Mehr als eine gesetzliche Pflicht

So nüchtern der gesetzliche Anlass klingt: Für die meisten Unternehmen ist die Umstellung längst überfällig – und ein handfester Gewinn. Eine digitale Personalakte bündelt alle mitarbeiterbezogenen Dokumente an einem zentralen, sicheren Ort. Wer heute noch in Aktenordnern nach Arbeitsverträgen, Bescheinigungen oder Zeugnissen sucht, verliert wertvolle Zeit – Zeit, die Personalabteilung, Führungskräfte und Geschäftsleitung sinnvoller nutzen können.

Digitale Akten lassen sich orts- und zeitunabhängig aufrufen, was gerade mobiles Arbeiten und dezentrale Teams erheblich erleichtert. Fein abgestufte Zugriffsrechte sorgen dafür, dass jede Nutzerin und jeder Nutzer nur die Dokumente sieht, die sie oder ihn betreffen – ein wichtiger Beitrag zum Datenschutz. Und weil Dokumente automatisiert abgelegt und revisionssicher archiviert werden, sind Unternehmen für Betriebsprüfungen jederzeit vorbereitet, ohne im Vorfeld tagelang Unterlagen zusammenzusuchen.

Vorteile auf einen Blick

● Zentraler, ortsunabhängiger Zugriff auf alle Personaldokumente

● Deutlich weniger Papier, Ordner und Aufwand für die Ablage

● Fein abgestufte Zugriffsrechte für mehr Datenschutz

● Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung

● Schnellere Betriebsprüfungen dank elektronisch auswertbarer Unterlagen (euBP)

● Beschleunigte Abläufe bei Einstellung, Vertragsänderung und Austritt

VdW Bayern Tax macht den Umstieg einfach

Für unsere Lohnmandantinnen und Lohnmandanten übernehmen wir die Umstellung: Die VdW Bayern Tax setzt bereits DATEV Personal ein und stellt darin allen Lohnmandanten die DATEV Personalakte ab dem 1. Januar 2027 kostenfrei zur Verfügung. Wer bei der VdW Bayern Tax die Lohn- und Gehaltsabrechnung führen lässt, erhält damit automatisch Zugriff auf eine moderne, rechtssichere digitale Personalakte – ohne zusätzliche Lizenzkosten und ohne eigenen Implementierungsaufwand.

Betroffen sind unter anderem Lohn- und Gehaltskonten samt Abrechnungen, Arbeits-, Ausbildungs- und Änderungsverträge, Urlaubs- und Zeitkonten, Krankenkassenbescheinigungen sowie – je nach Beschäftigtenstruktur – Nachweise zu Aufenthaltstiteln oder Immatrikulationsbescheinigungen. Eine gemischte Ablage aus Papier und elektronischer Form innerhalb derselben Unterlagengruppe reicht künftig nicht mehr aus; eine rückwirkende Digitalisierung sämtlicher Altakten ist zwar nicht gefordert, doch alle ab dem Stichtag neu entstehenden Unterlagen müssen die Anforderungen lückenlos erfüllen.

Quelle: §§ 8, 9 BVV (Beitragsverfahrensverordnung) i. V. m. § 28p SGB IV

So verbinden wir die gesetzliche Pflicht mit einem echten Mehrwert für Ihr Unternehmen: Sie profitieren von schlankeren Prozessen, mehr Sicherheit und einer Personalverwaltung, die für die kommenden Betriebsprüfungen bestens gerüstet ist – ohne dass Sie sich selbst um Software, Lizenzen oder Migration kümmern müssen.

Sie möchten wissen, wie die digitale Personalakte konkret in Ihrem Unternehmen eingeführt wird oder welche Unterlagen bereits heute umgestellt werden sollten? Sprechen Sie uns an – das Lohnteam der Bavaria Tax begleitet Sie durch den gesamten Umstellungsprozess.

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